Jeden systém pro víc oddílů, aniž by se míchalo účetnictví
TJ a vícesportovní kluby často používají pro každý oddíl jiný nástroj. Jak je dostat do jednoho systému a přitom nechat každému oddílu jeho peníze, trenéry a pravidla.
Ve vícesportovním klubu má každý oddíl svoje zvyklosti. Volejbal si před lety pořídil rezervační systém, florbal jede v Excelu a tenisové kurty se zapisují do sešitu na recepci. Každý nástroj sám o sobě funguje. Potíže začnou ve chvíli, kdy je potřeba se podívat na klub jako celek.
Kde vznikají potíže
- Rodiny se dělí mezi oddíly. Dcera hraje volejbal, syn florbal. Rodiče mají dva účty, dvě sady hesel a platby na dvou místech.
- Sportoviště jsou společná. Hala patří klubu, ale rozpis si každý oddíl vede po svém. Občas tak dva oddíly přijdou na stejnou plochu ve stejný čas.
- Vedení nemá přehled. Kolik má klub členů, kdo dluží a jak jsou obsazené skupiny, se skládá z několika tabulek.
- Dotace za celý klub. Podklady se slepují z různých exportů v různých formátech.
Proč nestačí dát všechny do jednoho seznamu
Nejjednodušší řešení je přesunout všechny oddíly do jednoho systému a jednoho seznamu. Jenže oddíly mají vlastní hospodáře, vlastní ceny a vlastní pravidla pro omluvy a vracení peněz. Když se jim data smíchají, nikdo nechce za nic ručit.
Klub proto potřebuje jeden systém, ve kterém má každý oddíl svůj vlastní prostor.
Jak to řeší Rezervin
Rezervin dělí klub na oddíly a sportoviště:
- Každý oddíl má vlastní skupiny, trenéry, ceník a platby. Platby chodí s vlastními variabilními symboly, takže účetnictví oddílů zůstává oddělené.
- Oprávnění podle oddílu. Trenér vidí svoje skupiny, správce oddílu svůj oddíl a vedení celý klub. Kdo spravuje víc oddílů, přepíná mezi nimi v jednom účtu.
- Společný kalendář sportovišť. Hala, tělocvična i kurty jsou v jednom kalendáři, takže je vidět, kdo má plochu kdy obsazenou.
- Jeden účet pro rodinu. Rodič má jedno přihlášení pro všechny děti a všechny jejich sporty.
- Exporty za oddíl i za klub. Každý oddíl si stáhne svoje podklady, vedení souhrn za celou organizaci.
Jak začít
Přechod nemusí proběhnout naráz. Klub může začít jedním nebo dvěma oddíly, ověřit si systém v provozu a další přidávat postupně. Členy a skupiny pomůžeme převést z Excelu nebo z jiného systému.
Podívejte se, jak Rezervin funguje u více oddílů, nebo nám napište, jak je váš klub poskládaný.